Como utilizar corretamente seu ECF

PROCEDIMENTOS:

1. No início de cada dia, deverá emitir a Leitura X e mantê-las junto ao equipamento no decorrer do dia para exibição ao fisco, se solicitado.

2. No início de cada dia, realizar o suprimento do troco de caixa quando necessário.

3. Registrar todas as vendas e recebimentos.

4. Registrar as retiradas de valores através da opção “sangria”.

5. No caso de descontos, registrar todos os descontos no cupom fiscal.

6. Emitir cupons de venda a prazo no ato da venda.

7. Realizar os recebimentos no ECF das vendas a prazo.

8. Guardar todo cupom cancelado e seu respectivo cupom de cancelamento.
*Enviar para a contabilidade.

9. Emitir redução Z todo final do dia.
Nos equipamentos mais novos, a redução Z é emitida automaticamente ao abrir um novo cupom no próximo dia.
*Enviar para a contabilidade.

10. Fazer leitura de memória fiscal após o final do mês.
Nos equipamentos mais novos, essa leitura é feita automaticamente após redução Z do último dia do mês.
*Enviar impressão para a contabilidade.

11. Fazer leitura da MFD do mês anterior em arquivo até o décimo dia útil do mês subseqüente e gravar em mídia óptica (CD) não regravável o arquivo gerado e guardar por 5 anos. (Sujeito a multa e perda do ECF em caso de defeito Portaria 040, 28/12/2006)

12. Em caso de defeito no ECF, emitir nota fiscal de remessa para conserto (Código CFOP 5915) em nome da empresa interventora, com preço atual do equipamento.

13. Ao ficar sem o ECF emitir notas fiscais série “D” de todas as vendas à consumidor.

MANUTENÇÕES:

1. Conferir as alíquotas cadastradas com a impressão do cupom fiscal na impressora para que esteja de acordo com o enquadramento da empresa na legislação fiscal.

2. Não cortar as reduções Z guardando-as inteiras, protegidas de luz, calor e umidade.

3. Conferir a qualidade do papel e armazenamento do cupom fiscal cancelado, redução Z e leitura da memória fiscal (entregues a contabilidade).

4. Conservar os lacres e observar sua integridade.
Em caso de rompimento; parar imediatamente o ECF, enviando-o para empresa interventora para relacração e efetuar denuncia a AF (Administração Fazendária). Pois a falta ou rompimento do mesmo será penalizado pela fiscalização.
Ficar atento para as mudanças de versão e atualizações exigidas pela receita, através de consulta ao interventor.

5. Qualquer mudança no ECF ou PAF (Programa Aplicativo Fiscal) deverá ser avisada a AF através de documento próprio com os seus devidos anexos, de acordo com a lei vigente.

6. Manter todas as documentações do ECF no estabelecimento para atendimento à possível fiscalização.

7. Não utilizar no ambiente de atendimento ao público; calculadoras que imprimam, mesmo se estiver sem papel.

8. Todo equipamento (computador ou impressora) não fiscal na área de atendimento ao público, tem que ser autorizado pelo chefe da delegacia fiscal através de pedido por escrito feito pelo contador da empresa. Estes equipamentos estão sujeitos à multa pelo fisco mesmo tendo a impressora fiscal no estabelecimento.

10. Gerar SINTEGRA e EFDs todo mês.
Todo estabelecimento (contribuinte) tem obrigação de gerar mensalmente e manter os arquivos eletrônicos salvos.

11. Manter backup do banco de dados do PAF e documentos fiscais por no mínimo 5 (cinco) anos.

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